员工人事档案管理制度范本（精选5篇）

在不断进步的社会中，越来越多人会去使用制度，制度对社会经济、科学技术、文化教育事业的发展，对社会公共秩序的维护，有着十分重要的作用。那么制度怎么拟定才能发挥它最大的作用呢？以下是小编为大家收集的员工人事档案管理制度范本（精选5篇），仅供参考，希望能够帮助到大家。

员工人事档案管理制度1

一、干部人事档案查（借）阅制度

1、查（借）阅人员必须是2名中共党员，持有《查阅干部档案审批表》和《查阅干部档案介绍信》，不得凭借“调查证明材料介绍信”和其它联系工作介绍信查阅干部人事档案。

2、干部人事档案管理部门，应根据规定，确定是否提供和提借什么材料，并对提供查阅的档案进行登记。

3、任何人不得查阅或借阅本人及其直系亲属的干部人事档案。

4、查阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公布档案内容。

5、查阅人员要爱护干部人事档案，严禁在档案材料上圈画、批注、涂改、折叠，不得抽换、拆散档案材料。

6、未经档案主管部门同意不得复制干部人事档案材料，不允许把档案内容抄在笔记本上。摘录的材料要细致核对，经档案主管部门签署意见盖公章后，方可使用。

7、干部人事档案一般不借出。因特殊需要（干部死亡、办理退休允许借一次）须按查（借）阅干部人事档案的审批手续办理（必须是正科级单位政工人员），并填写借出登记。借出的档案要妥善保管，不得交无关人员翻阅，不得转借，不得复制，限期归还。（最多不超过15天）

二、干部人事档案计算机管理制度

1、爱护机器设备，熟悉机器性能，按程序规范操作。

2、充分发挥《干部人事档案管理信息系统》的功能，建立完整的档案信息数据库，利用该系统完成档案查借阅、转递、目录及零散材料的管理和“四统一”管理。

3、以干部人事档案和干部人事工作中形成的正式文件为依据采集信息并及时维护，确保信息内容的准确、完整和新鲜。

4、新进干部档案和零散材料的信息录入在三个月内完成；干部档案索引每半年打印一次；日常管理信息每年汇总一次，并做好有关资料的立卷工作。

5、对新维护的档案管理信息要及时备份，并登记备份的时间和主要内容。

6、不得随意使用外来磁盘，确需要使用时要进行病毒检查，防止机器故障造成信息的损坏或丢失。

7、未经批准不得提供、复制干部信息，无关人员不得查看干部信息，贮有保密信息的载体严禁外传。软件应由专人保管。

8、利用干档信息对干部队伍进行综合分析，为领导决策提供服务。

三、干部人事档案材料收集补充制度

1、按照中组部《干部人事档案收集归档规定》，经常通过有关部门收集干部任免、调动、考察考核、培训、奖惩、工资、入党等工作中新形成的干部材料，充实档案内容。

2、收集的干部人事档案材料必须是组织上形成的，或者是组织上审定认可的材料，未经组织同意，个人提供的材料不得收集。

3、凡新参加工作的国家干部、地方新安置的部队转业干部，都应填写“干部履历表”和“干部自传”，审核后，补充进干部人事档案。

4、干部人事档案材料的形成部门，在材料形成后的一个月内，将材料主动送交主管干部人事档案的部门归档。

5、掌握形成干部人事档案材料的信息，及时、主动地向有关部门索要应归档材料。

6、注意做好材料收集中的安全保密工作，不得泄露材料内容。

7、认真办理干部人事档案材料收集登记和交接手续。

四、干部人事档案材料鉴别归档制度

1、对收集的干部档案材料必须根据中组部的有关规定进行认真鉴别，不属归档的材料不得擅自归档。

2、归档的材料必须真实、完整、文字清楚，对象明确，手续完备。

3、不属归档范围的材料，可分别情况，予以处理。凡销毁材料，必须详细登记，并报主管负责人审查批准。

4、干部人事档案材料必须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水、墨汁书写。凡圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水书写的材料，必须经过复制方可归档。

5、归入的干部人事档案材料均应按照《干部档案整理工作细则》进行整理立卷。

五、干部人事档案转递制度

1、转递干部人事档案或材料必须做到及时、准确、安全。

2、县及相当于县经上的党委组织、人事部门，可以直接转递干部人事档案。

3、转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出。

4、干部人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交干部本人自带。

5、转递档案必须填写“干部人事档案转递通知单”，办理登记手续。

6、接受单位收到档案后，应认真核对，并在“干部人事档案转递通知单”的回执上签名盖章，立即退回。逾期一个月未退回，转出单位要查询，以防丢失。

7、干部人事档案应随着干部的工作调动或职务的变动及时转递，避免人档分离。

8、凡是转出的干部人事档案或材料均应严密包封，并加盖机密章。

六、干部人事档案检查核对制度

1、干部人事档案管理部门对所管理的档案要定期地进行检查核对，一般每半年核对一次，发现问题，及时解决。

2、凡提供利用的干部人事档案，在收回时，要严格检查，经核对无误后，方可入库。

3、整理好的干部人事档案入库前，要逐人、逐卷、逐份、逐页进行检查核对，发现差错，及时纠正。

4、转出和接受干部人事档案时，应将材料与目录检查核对一遍，防止张冠李戴或缺少材料。

5、凡收集的干部人事档案材料，应检查是否属于归档材料，是否完整齐全，是否符合归档要求，是否手续完备。

6、输入计算机的干部人事信息须与干部人事档案核对无误后方可使用。

七、干部人事档案保管保密制度

1、严禁按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》，做好干部人事档案的保管保密工作。

2、干部人事档案管理部门，应设立专用档案库房（室），配置铁质档案柜，妥善保管干部人事档案。

3、干部人事档案库房（室）必须备有防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施。安全措施应经常检查，保持库房的.清洁和适宜的温、湿度。

4、干部人事档案库房（室）和档案柜，应明确专人管理。管理人员工作变动时，必须办理好交接手续。

5、非管理及无关人员一律不得进入档案库房（室）。

6、严禁用电话、电报索取或提供有关干部的全面材料和涉及干部政治历史问题或其它重要问题的材料。

7、不得向无关人员谈论泄露有关干部人事档案的内容。

8、严禁任何人携带干部人事档案材料进入公共场所和娱乐场所。

9、在工作中形成的各种草稿、废纸等，不得乱扔、乱抛，一律按保密纸处理或销毁。

八、送交干部人事档案材料制度

1、各组织人事、纪检监察、教育培训、审计、统战等部门，应建立送交干部人事档案材料归档的工作制度。

2、干部人事档案材料的形成部门，应在材料形成的一个月内，主动送交干部人事档案管理部门归档。

3、任何组织与个人，不得以任何理由积压、滞留应归档的材料。

4、干部人事档案管理部门，应与各有关部门建立联系制度，保持收集材料的渠道畅通。

5、干部人事档案管理部门，对未能按时递交档案材料的部门，应主动与有关部门联系。

6、发现递交归档的材料，不符合归档要求的，及时通知有关部门补送或补办手续。

九、干部人事档案管理人员职责

1、按照干部管理权限，保管应管干部的人事档案，为国家积累档案史料；

2、收集、鉴别和整理干部人事档案材料。

3、办理干部人事档案的查阅、借阅的转递；

4、登记干部职务、工资的变动情况；

5、为有关部门提供干部的情况；

6、做好干部人事档案的安全保密、保护工作；

7、调查研究干部人事档案工作情况，制定规章制度，搞好干部人事档案的业务建设和宏观业务指导；

8、推广、应用干部人事档案现代化管理技术；

9、定期向档案管（室）移交死亡干部的档案；

10、办理其他有关事项。

员工人事档案管理制度2

一、目的：

为使学校人事档案管理与利用有章可循，特制定本规则。

二、内容：

1、归档制度

（1）对资料进行鉴别，看其是否符合归档要求。

（2）按照资料属性、内容，确定其归档的具体位置。

（3）将资料放入档案，并输入资料库。

2、核查制度

检查核对一般定期进行。但突发事件之后或对有些档案发生疑问之后也要进行检查核对

3、保卫制度

（1）指定专人负责档案保管。

（2）备齐必要的存档设备。

（3）档案柜保持清洁，不准存放无关物品。

（4）不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

4、统计制度

（1）人事档案的数量。

（2）人事档案材料收集补充情况。

（3）档案整理和保管情况。

（4）档案及设备利用情况。

5、转递制度

档案转递一般由工作调动等原因引起，

（1）取出应转走的档案；

（2）填写人事档案转递记录；

（3）按发文要求包装、密封

6、借档制度

（1）由有关单位部门开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章。

（2）其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；

（3）证明材料由人事处审阅，加盖公章，然后登记、发出。

员工人事档案管理制度3

一、人事档案管理目前存在的问题

（一）对人事档案的重视不够。干部人事档案很少被外界所了解，在实际工作中很多内容被忽视，即使是单位领导也存在着“说起来重要，排起来次要，用起来需要、忙起来忘掉”的怪癖思维意识。在市场经济浪潮的冲击下，人们开始动摇对干部人事档案的重要性的认识。尤其是在偏远的山区，人才流动滞后，造成了干部人事档案可要可不要的现象。

（二）档案内容陈旧、片面、缺乏新材料。这样的档案突出表现在离退休干部、退休工人的档案材料中的政治历史材料偏多，业绩材料短缺的现象。在一些在职老职工的档案材料中，五六十年代的简历表、政审表、各次运动的鉴定材料就占整个个人档案的2/3。而对老职工的业绩缺乏经常性的记载，考德、考能、考勤、考绩等各个阶段的鉴定等反映老职工变化的材料相当短缺。另外，对新、老职工的评价没有特点，政治套语颇多，不能准确地刻画出每一位职工的个性，原则笼统、千篇一律。

（三）“弃档”现象严重。人事档案存在的最大问题就是“弃档”现象，这种现象严重阻碍了人事档案管理工作的顺利进行，调查显示，不包括远离家乡外出打工的学生族，全国有将近65万的人事档案被弃档。分析现状，我们不难发现我国传统人事档案管理中所存在的缺陷：传统档案管理中，档案会随着人事的调动而调转，在档案调转过程中就会存在丢档，弃档的情形；其次，档案调转期间产生的档案材料很容易因保管不善而丢失，造成档案材料缺乏连续性和完整性；此外，在传统人事档案中，学历材料、政审材料内容较多，涉及工作能力的很少，形成了重视学历，轻视能力；重视历史背景，轻视现实情况的局面。随着社会经济的不断向前发展，工作能力逐渐显现的尤为重要，旧的档案管理制度已经严重阻碍了一个人自我价值的体现，因此想要适应新的形势格局，就必须对旧的人事档案管理制度做出改革和创新。

二、笔者认为人事档案管理制度进行改革和创新有以下几个途径：

（一）简化人事档案内容。目前我国人事档案内容分十大类，即：履历；自传；考察考核鉴定；学历和专业评聘职务材料（学生登记表、考生登记表、学习成绩表、毕业生登记表、鉴定表、授予学位的材料、学历证明书、培训结业成绩登记表、学习鉴定、学员思想小结（结业）、博士后研究人员工作期满登记表等材料。）；政审材料；党团材料；表彰奖励活动；处分材料；工资职务任免材料；内容最多的是第三类，第四类和第九类，当然这三类也是涉及员工本人切身利益的最重要的三类材料，对于第四大类中的第一类学籍材料，就有简化的必要，小学、初中的学籍材料对员工的工作能力及其发展几乎没有什么作用和体现，完全可以放在第十类作为参考即可，其次高中以上的学籍材料，只需保留学籍表、成绩单以及学历证明材料即可，一些在学校的考核和评价表虽然在一定程度上反映了员工本身在学校期间的表现，但还是应当放眼于员工工作以后的表现，也就是说第四大类中的第二类技术职称材料，第三类科研成果，技术发明材料，第四类培训材料显得更为有价值。所以在校期间的一些考核或者评价表放散材料中也未尝不可。

（二）建立既“统一”又“分离”查询便捷的管理系统。所谓“统一”就是要求人事部门和档案管理机构一定要相互配合，紧密联系在一起，这在很大程度上有利于人事的调动和流动。所谓“分离”就是将在职人员与离退休人员的档案进行分开管理，在职人员的档案由在职单位和有关部门进行保管，离退休人员的档案则由另立的其他部门进行统一的管理。一方面这在很大程度上减轻了档案管理人员的工作压力，另一方面档案管理工作会相对更条理清晰，方便管理；这种专门管理离退休人员档案的方法，可以防止离退休人员的档案因得不到重视而毁损或丢失，从而丧失了部分档案材料的重要价值。

（三）建立一个权威的社会公立性质的档案管理机构。关于人事档案管理，还可以建立一个权威的社会公立性质的档案管理机构，虽然我国现存的人力资源机构和人力资源市场中心在一段期间内解决了一些人的档案保管问题，但档案取走或调转后出现退档情形，它们将不会再次接受，这就意味着一些人员的档案仍然无法得到有效保管，而且很多企业和机构都是保管自身单位人员的档案，这就造成其他一些待业者和退休人员的档案无人保管，因此，建立一个权威的社会公立性质的档案管理机构是有必要的，其次，这个机构不仅仅起到保管档案的作用，很多时候方便了对一个人信息和背景的了解，比如说一个人的保险信息是否有违法、违纪行为都可以从这个机构中得到权威的证实。

（四）建立现代化、开放式的人事档案管理的新模式。这是一个信息技术高速发展的时代，互联网拉近了人与人、地区与地区甚至国与国之间的距离，信息共享更是促进了社会的快速发展，采用现代化管理手段与方式管理人事档案是大势所趋，电子信息记录有效解决了无法通过纸质保存档案信息的弊端，利用计算机进行归档材料的记录和统计，提供各类统计材料、数据，办理综合查询、办理档案的借阅和归还手续；另外，在保障安全的情况下，实现人事档案的网络化共享，使档案管理变得更加便捷，有效解决了档案在流转过程中产生的信息不连续的问题，人事档案共享还能对公司或者单位的招聘提供极大帮助，从传统单一的人事档案管理手段到开放式的管理模式显然利大于弊。

三、结语

综上所述，人事档案的良好运行能够促进我国社会主义市场经济发展，人才和市场的重要纽带就是人事档案，人事档案管理工作不能一成不变，不能守旧，要从实际出发，打破传统管理模式，敢于改革和创新，以适应科学技术和社会的不断向前发展，从而真正达到使人事档案服务于人事管理，促进人事管理。只有这样，才能使人事档案更好地服务于社会，更好地适应社会主义市场经济发展需要。

员工人事档案管理制度4

一、目的

为了对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。维护人事档案材料完整，防止材料损坏，规范人事档案的管理，特制定本制度。

二、范围

本制度适用于对公司人事档案的执行管理。

三、职责

3、1人力资源部人事管理课负责人事档案的建立、归档、保存、定期检查核对、转递、保密、统计等工作。

3、2人事档案管理：集团公司人事管理课（宁波地区）负责本地区所有分公司、直属部门的人事档案管理工作。外地分公司的员工人事档案管理由当地人事管理部门负责管理工作。

3、3集团公司人力资源部为本制度的归口部门，负责指导监督各部门、分公司的人事档案管理工作、负责本制度的编制及落实执行工作。

3、4集团公司企业委员会负责本制度的审议及授权主管人签核，总裁负责本制度的批准执行。

四、人事档案管理的内容

4、1员工人事档案归档及管理：新员工入职时将《员工应聘申请表》及相关证件（毕业证书、身份证、各类技术认证证书）复印件提交人事管理课，人事管理课根据《员工应聘申请表》建立员工人事档案（内容包括：该员工的应聘、录用、劳动合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等相关资料）并及时归档。归档的流程为首先对新的员工人事档案材料进行鉴别，其次按新员工的所在部门以及职务、性别等进行分类并确定其归档的具体位置并且在目录上补登新员工人事档案材料的名称及有关内容，最后将新员工的人事档案材料归档。

4、1、1确立两级档案管理制度：一级员工人事档案为员工入司随转的人事档案材料。二级档案为员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整情况、学历及职称变化情况、历年考核情况及员工基本情况复印件备查材料等。

4、1、2员工人事档案自员工到岗之日建立，每人一份，按部门、职务归类。员工终止/解除劳动关系时，应将该员工人事档案的材料归入公司离职员工人事档案类。

4、1、3员工合法终止/解除劳动合同时，由各相关部门负责人在《员工离职通知单》上签字，确认无遗留问题；员工相关档案调入单位时，人力资源部核对档案材料，密封该员工人事档案，连同开具的《档案材料转移单》及其它有关材料，转至调入单位并归档。相关手续《员工入职试工转正辞退作业管理制度》。

4、2检查核对：人力资源部人事管理课档案管理员要定期（每月25日）对员工的人事档案进行检查核对并在《员工人事档案统计表》上签字，确保员工的人事档案的完整、安全。但是下列情况下，也要进行检查核对：突发事件后，如被盗、遗失、或水灾火灾之后；对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失；发现某些损失之后，如发现材料变酶、发现虫蛀等；检查完毕后必须在《员工人事档案统计表》上确认签字。

4、3转递（员工异动）：档案转递过程如下，人事管理课档案管理员取出要转走的员工人事档案并在档案帐册上注销该员工的人事档案并填写《转递人事档案通知单》，按发文要求包装、密封。在转递过程中应遵循保密原则并且要求收档单位在回执上签字盖章。

4、4保密制度：由人事管理课档案管理员负责人事档案管理。不得将人事档案材料带到公共场合。公司人事管理课对接受员工原单位转递而来的认识档案材料内容，一概不得加以删除或销毁，并且必须严格保密，不得擅自向外扩散。

4、5统计：人事管理课每月25日须对员工人事档案的数量、人事档案材料收集补充情况、档案整理情况、档案保管情况、利用情况进行统计并填写《员工人事档案统计表》。

4、5、1人事档案统计分类：履历及相关证件材料、鉴定及考核材料、评聘及奖惩材料、其他可供公司参考资料。

4、5、2人事档案统计信息要及时更新，人力资源部根据人员流动情况每月25日必须将相关人事档案的统计情况更新并填写《员工人事档案统计表》，提报人力资源部总监审核。

五、员工人事档案管理，应严格执行国家和公司有关规定。

查阅员工人事档案应经人力资源部总监（或总裁）批准，并办理登记手续。档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。